Чек-лист осмотра event-площадки перед бронированием

Чек-лист осмотра event-площадки помогает проверить зал по вашему сценарию, а не по экскурсионному маршруту менеджера. Возьмите программу, план рассадки, технический райдер и черновую смету. За один просмотр нужно понять, как войдут гости, где работает команда и какие условия ещё не подтверждены.

До визита выберите две-три площадки из каталога, отправьте одинаковый бриф и запросите план помещений. Тогда встреча будет посвящена проверке, а не сбору базовой информации.

Чек-лист осмотра event-площадки: первые десять минут

Начните с улицы. Посмотрите, где останавливается такси, как обозначен вход и что увидит человек, пришедший впервые. Пройдите путь от ближайшей транспортной точки, оцените освещение и понятность маршрута. Если событие вечернее, дневной просмотр не показывает всю картину.

Внутри найдите место регистрации, очередь в гардероб, путь к залу и санузлам. Отметьте узкие места и пересечения потоков. Для гостей с ограниченной мобильностью проверьте фактический маршрут без ступеней и запертых дверей.

Создайте протокол осмотра: фото точки, вопрос, ответственный и срок подтверждения. Не записывайте персональные данные и внутренние сведения, которые не нужны для решения.

Зал и рассадка

Откройте подготовленную схему и найдите на площадке сцену, экран, пульт, столы, бар, кейтеринг и сервисные зоны. Встаньте в последнем и крайнем ряду. Проверьте, не перекрывают ли обзор колонны, декор или оборудование.

Пройдите основные маршруты в вашей расстановке. Мебель не должна превращать проходы в склад или заставлять персонал идти через сцену. Попросите показать, где хранится запас мебели и куда убирают кейсы.

Если программа меняет формат, уточните время и команду перестановки. Методика подготовки плана описана в материале о рассадке гостей.

Техника, сервис и монтаж

Проверьте речь через микрофон, изображение на экране, рабочий свет и доступ к интернету. Сверьте модели и количество с техническим райдером. Выясните, кто отвечает за запуск и присутствует ли специалист на событии.

Пройдите маршрут подрядчика: ворота, пропуск, разгрузка, лифт или лестница, вход в зал. Измерения критичных проёмов лучше зафиксировать в техническом задании. Уточните время начала монтажа, ограничения по шуму и порядок вывоза.

Для кейтеринга найдите место приёмки, подготовки, воды, электричества и возврата посуды. Сверьте требования с командой кейтеринга, особенно если на площадке нет отдельной кухни.

Документы и результат просмотра

В конце откройте коммерческое предложение и пройдите по строкам: зал, часы, мебель, техника, персонал, клининг и обязательные услуги. Уточните стоимость продления и условия изменения количества гостей. Сравнить предложения поможет статья про смету аренды площадки.

После встречи отправьте один документ: подтверждённые параметры, открытые вопросы, расхождения и срок следующей версии предложения. Устные ответы по цене, времени и включённым услугам попросите закрепить письменно.

Оцените площадку по трём группам: соответствует сценарию, требует решаемых доработок или не подходит. Красивые детали не должны компенсировать незакрытый вопрос по вместимости, выходам, технике или доступу.